Follow up — это важная часть бизнес-коммуникации. Когда вы отправляете письмо или звоните клиенту, но не получаете ответа, follow up помогает вам продолжить общение и получить результат. Однако, чтобы такой follow up был эффективным, необходимо правильно составить его текст и выбрать правильное время для отправки.
Первое, что нужно сделать, это сформулировать свою цель. Что вы хотите достигнуть этим follow up? Хотите получить ответ на свое предыдущее письмо или узнать, как идет дело с вашим предложением? Не имеет значения, какой именно результат вы ожидаете, главное — ясно сформулировать цель и написать соответствующее сообщение.
Следующий шаг — выбор формы и тону сообщения. Здесь важно учесть контекст вашей предыдущей коммуникации. Если вы пишете follow up после электронного письма, то формат будет схожим. Но если это телефонный звонок, то стоит написать более короткое сообщение и лишь напомнить о звонке, а не повторять все содержание разговора. Кроме того, следует учитывать и важность темы вашего сообщения. Если речь идет о назначении встречи или согласовании деталей, то стоит выбрать формальный и профессиональный тон. В случае более неформального контекста, форма сообщения может быть более свободной.
Определите момент для написания follow up
Во-первых, следует учитывать время, прошедшее с момента предыдущего контакта или запроса. Если прошло достаточно времени, например, в несколько дней или недель, написание follow up будет оправданным. В случае более длительного промежутка времени, возможно, стоит задуматься о написании follow up с более активным подходом — например, предложить встречу или организовать звонок для обсуждения.
Во-вторых, необходимо учитывать важность и срочность дела. Если вы ждете ответа на какой-то важный вопрос или решение, написание follow up может позволить придать делу новый импульс и получить необходимую информацию.
В-третьих, стоит учитывать контекст и происходящие события. Если вы знаете, что ваш собеседник был занят или не доступен в последнее время, есть вероятность, что его перегрузка обязана задержкой в обработке вашего запроса или мыслями об ответе. Написание follow up, в котором вы перезапросите информацию или предложите дополнительную помощь, может помочь ускорить процесс. Однако, следует обращать внимание на то, чтобы не быть слишком назойливым или назойливой.
Составьте план для follow up
1. Определите цель
Прежде чем приступать к follow up, определите конкретную цель вашего обращения. Будьте ясными и конкретными в том, что вы хотите достичь. Например, целью может быть получение ответа на вопрос, организация встречи, заключение контракта и т. д.
2. Определите время
Определите, когда будет наилучшим временем для отправки follow up. Учитывайте график работы вашего клиента или партнера, а также сроки, которые вы ранее установили. Будьте вежливы и не настойчивы, но при этом не забывайте о важности своего вопроса или предложения.
3. Составьте короткое и убедительное письмо
При составлении письма для follow up, обратите внимание на его структуру и содержание. Будьте конкретными и краткими, не забывая при этом о вежливости и убедительности. Используйте ключевые фразы и аргументы, которые помогут увеличить шансы на получение ответа и достижение вашей цели.
Не забывайте отслеживать результаты вашего follow up. Проверьте, получили ли вы ответ на ваше письмо или звонок. Если ответа нет, не бойтесь отправить еще одно follow up через некоторое время. Будьте настойчивыми, но умными – не нарушайте границы и не становитесь назойливыми.
Сделайте follow up привлекательным и убедительным
На этапе follow up важно проявить креативность и убедить клиента в необходимости выбора вашего предложения. Ниже приведены несколько советов, как сделать ваш follow up привлекательным и убедительным:
1. Персонализируйте сообщение
Ваше сообщение должно быть направлено конкретно к данному клиенту. Используйте его имя, обращайтесь к его предыдущим запросам или комментариям. Это позволяет показать, что вам действительно важно его мнение и потребности.
2. Покажите преимущества вашего предложения
Продемонстрируйте клиенту, как ваше предложение решит его проблемы или удовлетворит его потребности. Подчеркните уникальные характеристики вашего продукта или услуги, а также преимущества, которые он получит от сотрудничества с вами.
3. Дайте клиенту возможность увидеть результаты
Предоставьте клиенту информацию о предыдущих успехах ваших клиентов. Расскажите истории успеха, приведите конкретные примеры достижений и положительных результатов, которые удалось достичь благодаря вашему предложению.
4. Предложите привлекательную акцию
Вознаградите клиента за его интерес и внимание к вашему предложению. Предложите специальные скидки, подарки или бонусы, которые будут доступны только при сотрудничестве с вами. Это может стать определяющим фактором для принятия решения в вашу пользу.
5. Соблюдайте профессионализм и этику
Не забывайте, что ваше сообщение должно быть профессиональным и уважительным. Избегайте назойливости или агрессивности, но сохраняйте настойчивость и энтузиазм. Будьте вежливы и добавляйте нотки личности и хумора, чтобы выделиться среди других сообщений.
- Персонализация сообщения
- Подчеркнуть преимущества
- Рассказать об успешных историях
- Предложить акцию
- Соблюдение профессионализма и этики
Следуйте этим советам, чтобы ваш follow up был привлекательным и убедительным. Помните, что ключевое значение имеет личный подход к клиенту и предоставление ему конкретной пользы от вашего предложения.
Наши партнеры:
